struktur organisasi

Struktur Organisasi

Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan beberapa bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang lebih rumit.

Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.

Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang penting, yaknispesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tangung jawabnya),standardisasi (perlu ada suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu),koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu kepada tiap-tiap bagian (desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan).

Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi, struktur modern dan organisasi informal dalam perusahaan.

1.    Departementasi (fungsional, produk, wilayah)

Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi akan dibagi dalam tiga bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam dunia perusahaan bisnis.

Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan menengah kebawah. Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah organisasi lini dan staf. Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf dan lini-staf

A. Organisasi Fungsional {Functional}

Bentuk organisasi yang mempunyai suatu kinerja atau sistem pola kerja yang didasarkan kapada keahlian. Tiap-tiap fungsi saling berhubungan karena antara satu fungsi dengan lainnya saling bergantung. Dengan demikian wewenang dalam organisasi fungsional dilimpahkan oleh pucuk pimpinan kepada unit-unit {satuan organisasi} berhak untuk memerintah kepada semua pelaksana yang ada dibawahnya sepanjang menyangkut bidang tugas masing-masing.

B. Organisasi Staff dan fungsional

Penyatuan dari organisasi staff dan fungsional, dalam organisasi ini dapat dilakukan perumusan tujuan yang jelas untuk menangani masalah dalam perusahaan. Pembagian kerja yang profesional berdasarkan bidangnya.

C. Organisasi Lini

Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik.

Kelebihan struktur garis

Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada halangan birokrasi.

Kekurangan struktur garis

Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial.

D. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.

Kelebihan struktur garis (lini) dan staf

Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi, manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni. Dan sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis.

Kekurangan struktur garis dan staf

Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita temukan fenomena karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf.

Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.

E. Organisasi staf

Adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahanya berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan. Bantuan yang diberikan staf hanya bersifat nasihat saja, sedangkan keputasan dan pelaksanaan dari keputusan tetap berada ditangan pimpinan.

Ciri-ciri organisasi ini tidak begitu tegas garis pemisah antara pemimpin dengan staf, peran staf bukan sekedar perintah pimpinan namun berperan sebagai pembantu pimpinan.

2.   Departementasi Produk

Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada beberapa produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali, maka perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan struktur organisasi fungsional.

Kelebihan struktur produk

Struktur ini memungkinkan beberapa devisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Katika struktur alternative digunakan seperti garis dan staf, proses dan prosedur akan terstandardisasi dalam keseluruhan perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat di koordinasikan tersendiri oleh tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari kantor pusat.

Kekurangan struktur produk

Dengan dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan dengan cara masing-masing dibandingkan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh beberapa devisi mungkin akan dirasakan perusahaan secara keseluruhan.

3.   Struktur Komite

Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana yang lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan sebelumnya. Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan, struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya.

Kelebihan struktur komite

Rekomendasi yang diberikan komite kadang kala diterima lebih baik dari pada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat  dalam wewenang garis. Hal ini mungkin disebabkan conflict of interest dari anggota komite dapat dikatakan lebih minim dibandingkan “orang dalam” organisasi. Sebagai tambahan, pandangan yang luas dan beragam dari anggota komite memperluas rekomendasi mereka dan meningkatkan penerimaan dari yang lain, sehingga meningkatkan validitas rekomendasi tersebut. Penggunaan struktur komite juga mengurangi resiko membuat keputusan yang salah.

Kekurangan struktur komite

komite sring kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik. Tidak semua komite sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi oleh beberapa individu.

4.   Departemen Wilayah

Pembentukan struktur organisasi departementasi/divisional wilayah sangat diperlukan pada usaha yang beroperasi tersebar di berbagai wilayah baik pada beberapa Negara, propinsi, maupun daerah. Tujuan terbentuk organisasi ini dalam rangka meningkatkan pangsa pasar produk-produk mereka. Struktur organisasi wilayah umumnya digunakan oleh usaha perbankan, perdagangan, asuransi, dan sebagainnya.

5.  Struktur Matrik

Struktur matrik adalah sebuah struktur uang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll. Kekuatan departementalisasi fungsional terletak misalnya pada penyatuan para spesialis , yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk seluruh produksi.

Sedangkan kelemahannya adalah sulit mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran. Karakteristik struktur matrik ia mematahkan konsep kesatuan komando. Karyawan yang berada dalam struktur matrik memiliki dua atasan (misal manajer produksi dan manajer fungsional). Kelemahan utama dari struktur matrik adalah sering menyebabkan kebingungan yang dapat meningkatkan stres karena ada ambiguitas peran sekaligus dapat menciptakan konflik.