Struktur Organisasi
Agar suatu system kerja
sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung
jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan
tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain,
struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian
dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah
pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya
dengan satu pemimpin dan beberapa bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang
menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahan tentunya
merupakan struktur yang lebih rumit.
Satu struktur
oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan satu sama lain.
Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat
spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi
yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan
organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.
Struktur organisasi
ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang penting, yaknispesialisasi (berbeda
jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tangung jawabnya),standardisasi (perlu
ada suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu),koordinasi (perlu
ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme
pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu
pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu kepada
tiap-tiap bagian (desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan
jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan).
Dibawah ini akan
dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi, struktur modern dan
organisasi informal dalam perusahaan.
1. Departementasi
(fungsional, produk, wilayah)
Pembahasan mengenai
struktur organisasi berdasarkan departementasi akan dibagi dalam tiga bagian.
Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam dunia perusahaan bisnis.
Fungsional paling
banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan menengah kebawah. Kata
lain dari struktur organisasi fungsional adalah organisasi lini dan staf.
Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf dan lini-staf
A. Organisasi
Fungsional {Functional}
Bentuk organisasi yang mempunyai suatu kinerja atau
sistem pola kerja yang didasarkan kapada keahlian. Tiap-tiap fungsi saling
berhubungan karena antara satu fungsi dengan lainnya saling bergantung. Dengan
demikian wewenang dalam organisasi fungsional dilimpahkan oleh pucuk pimpinan
kepada unit-unit {satuan organisasi} berhak untuk memerintah kepada semua
pelaksana yang ada dibawahnya sepanjang menyangkut bidang tugas masing-masing.
B. Organisasi Staff dan
fungsional
Penyatuan dari organisasi staff dan fungsional,
dalam organisasi ini dapat dilakukan perumusan tujuan yang jelas untuk
menangani masalah dalam perusahaan. Pembagian kerja yang profesional
berdasarkan bidangnya.
C. Organisasi Lini
Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk
organisasi yang paling sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah
jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis
vertical. Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik
itu menyangkut produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi
lini banyak digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip
pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi
lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik.
Kelebihan struktur garis
Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung
jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah
dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan
dengan cepat karena tidak ada halangan birokrasi.
Kekurangan struktur garis
Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang
fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan
menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal ini menjadikan manajer harus
mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri karena tidak adanya staf
tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus
didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti
personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang
terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan
untuk meningkat ke posisi manajerial.
D. Organisasi Lini
dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari
organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional
dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih
bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk
lini.
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf
Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis
terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi,
manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang
berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat
lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk
melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum.
Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni. Dan
sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis.
Kekurangan struktur garis dan staf
Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering
menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali
karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita
temukan fenomena karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini
mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang
menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf.
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban
presiden direktur dibagi kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan,
manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul
tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang
disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.
E. Organisasi staf
Adalah suatu bentuk
organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahanya
berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan. Bantuan yang
diberikan staf hanya bersifat nasihat saja, sedangkan keputasan dan pelaksanaan
dari keputusan tetap berada ditangan pimpinan.
Ciri-ciri organisasi ini
tidak begitu tegas garis pemisah antara pemimpin dengan staf, peran staf bukan
sekedar perintah pimpinan namun berperan sebagai pembantu pimpinan.
2. Departementasi
Produk
Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada
beberapa produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali,
maka perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap
struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan
struktur organisasi fungsional.
Kelebihan struktur produk
Struktur ini memungkinkan beberapa devisi untuk
mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Katika
struktur alternative digunakan seperti garis dan staf, proses dan prosedur akan
terstandardisasi dalam keseluruhan perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat
di koordinasikan tersendiri oleh tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari
kantor pusat.
Kekurangan struktur produk
Dengan dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan
dengan cara masing-masing dibandingkan struktur lain, hal ini dapat
mengakibatkan kegagalan beberapa devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih
jauh, masalah yang dihadapi oleh beberapa devisi mungkin akan dirasakan
perusahaan secara keseluruhan.
3. Struktur
Komite
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur
komite merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan
fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi
manajerial, dimana yang lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan
dengan tipe ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah
dijelaskan sebelumnya. Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus
berjalan, struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya.
Kelebihan struktur komite
Rekomendasi yang diberikan komite kadang kala
diterima lebih baik dari pada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang
terdapat dalam wewenang garis. Hal ini mungkin disebabkan conflict
of interest dari anggota komite dapat dikatakan lebih minim
dibandingkan “orang dalam” organisasi. Sebagai tambahan, pandangan yang luas
dan beragam dari anggota komite memperluas rekomendasi mereka dan meningkatkan
penerimaan dari yang lain, sehingga meningkatkan validitas rekomendasi
tersebut. Penggunaan struktur komite juga mengurangi resiko membuat keputusan
yang salah.
Kekurangan struktur komite
komite sring kali dikritik karena membutuhkan waktu
yang lama untuk berfungsi dengan baik. Tidak semua komite sama produktifnya.
Khususnya yang di dominasi oleh beberapa individu.
4. Departemen
Wilayah
Pembentukan struktur organisasi
departementasi/divisional wilayah sangat diperlukan pada usaha yang beroperasi
tersebar di berbagai wilayah baik pada beberapa Negara, propinsi, maupun
daerah. Tujuan terbentuk organisasi ini dalam rangka meningkatkan pangsa pasar
produk-produk mereka. Struktur organisasi wilayah umumnya digunakan oleh usaha
perbankan, perdagangan, asuransi, dan sebagainnya.
5. Struktur
Matrik
Struktur matrik adalah sebuah struktur uang
menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi
fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan,
perusahaan pesawat terbang, labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga
pemerintah, dll. Kekuatan departementalisasi fungsional terletak misalnya pada
penyatuan para spesialis , yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari
memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk seluruh
produksi.
Sedangkan kelemahannya adalah sulit mengkoordinasi
tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka selesai tepat
waktu dan tepat anggaran. Karakteristik struktur matrik ia mematahkan konsep
kesatuan komando. Karyawan yang berada dalam struktur matrik memiliki dua
atasan (misal manajer produksi dan manajer fungsional). Kelemahan utama dari
struktur matrik adalah sering menyebabkan kebingungan yang dapat meningkatkan
stres karena ada ambiguitas peran sekaligus dapat menciptakan konflik.
